Соглашение об обработке данных

Стороны — Индивидуальный предприниматель Александра Ильина (идентификационный код 345855906), владелец сервиса Diallo («мы», обработчик), и компания, которая пользуется Diallo по нашим условиям использования («клиент», контролёр).

• В отношении данных звонящих клиент определяет цели и способы обработки и является контролёром; мы — обработчик (в терминах Закона Грузии «О защите персональных данных» — уполномоченное лицо).
• В отношении данных пользователей личного кабинета и оплаты мы — самостоятельный контролёр; эта обработка описана в нашей Политике конфиденциальности.

Мы обрабатываем данные звонящих только для оказания услуги клиенту: чтобы отвечать на входящие звонки голосовым ИИ-агентом, записывать и расшифровывать их, собирать сведения, которые агент настроен уточнить, создавать заявки и записи на приём, автоматически формировать итог каждого звонка и передавать результаты в личный кабинет и в каналы, которые подключил клиент (например, Google Календарь, CRM или Telegram).

Обработка длится, пока клиент пользуется сервисом, а затем — до удаления данных по разделу 11.

Субъекты данных — люди, которые звонят клиенту и говорят с его агентом по телефону или в браузере.

• аудиозапись звонка и его расшифровка;
• при звонке по телефону — номер звонящего;
• то, что говорит звонящий, в том числе сведения, которые уточняет агент: имя, контакты, нужная услуга, удобное время;
• заявки и записи на приём, созданные по звонку, а также автоматический итог и настроение разговора;
• технические данные: дата, длительность, язык, как завершился звонок.

Особые категории данных (например, о здоровье) для работы сервиса не нужны. Но звонящий может сам их упомянуть — например, когда звонит в клинику. Разрешать ли агенту спрашивать о таких данных, решает клиент, и у него должно быть для этого законное основание; мы защищаем такие данные теми же мерами, что и все данные звонков.

Мы обрабатываем данные звонящих только по документированным инструкциям клиента. Инструкции — это настоящие условия и настройки агента в личном кабинете: приветствие, инструкции, знания, сведения, которые он уточняет, и подключённые интеграции. Другие инструкции можно дать письменно на envmotion@gmail.com.

Если мы считаем, что инструкция нарушает закон, мы сообщим об этом клиенту и можем приостановить её исполнение, пока она не будет подтверждена или изменена.

Мы не используем данные звонящих в своих целях: не продаём их, не используем для рекламы и не обучаем на записях и расшифровках модели ИИ.

• соблюдать конфиденциальность данных; каждый, кому мы даём к ним доступ, связан обязательством конфиденциальности;
• применять технические и организационные меры, описанные в нашем Обзоре безопасности;
• помогать клиенту отвечать звонящим, которые пользуются своими правами (раздел 10);
• помогать клиенту выполнять его обязанности по безопасности, уведомлению об утечках и, если нужно, оценке влияния на защиту данных — с учётом информации, которая есть у нас;
• предоставлять клиенту информацию, нужную, чтобы показать соблюдение этого соглашения (раздел 10).

• иметь законное основание для обработки данных своих звонящих и записи звонков;
• в начале звонка сообщать звонящим, что они говорят с ИИ-агентом и что разговор записывается (настраивая агента, мы включаем эти предупреждения в его приветствие; см. Уведомление об ИИ и записи звонков);
• настроить агента так, чтобы он собирал только нужные для цели данные, а не номера карт, пароли или коды;
• обеспечивать безопасность доступа к личному кабинету и решать, кто в компании может видеть данные звонков.

Клиент даёт нам общее разрешение привлекать субобработчиков. Актуальный список — кто что делает и где — на странице «Субобработчики».

• каждого субобработчика мы связываем договором с обязательствами по защите данных, равноценными этому соглашению, и отвечаем перед клиентом за его работу;
• о новом субобработчике или замене мы сообщаем клиентам не менее чем за 14 дней — по email или в личном кабинете;
• в этот срок клиент может возразить по обоснованным причинам, связанным с защитой данных. Тогда мы вместе поищем решение; если его нет, клиент может отменить подписку до вступления изменения в силу.

В срочном случае — например, если поставщик перестал работать — мы можем заменить субобработчика быстрее и сообщим клиентам, как только сможем.

Наши серверы и база данных находятся в Европейском союзе (Польша). Некоторые субобработчики обрабатывают данные в других странах, в том числе в США. Мы передаём данные за рубеж, только когда это допускает Закон Грузии «О защите персональных данных»: в страну с надлежащим уровнем защиты или при надлежащих гарантиях в договоре с получателем.

Если нам станет известно об инциденте, который затрагивает данные звонящих клиента, мы уведомим клиента без неоправданной задержки и не позднее 48 часов с момента, когда узнали о нём. В уведомлении мы опишем, что произошло, какие данные и примерно сколько людей затронуты, возможные последствия, что мы уже сделали и что рекомендуем. То, чего мы ещё не знаем, сообщим, как только узнаем.

Это позволяет клиенту уведомить Службу защиты персональных данных Грузии в срок, установленный законом, а при необходимости — и своих звонящих. Мы поможем той информацией, которая у нас есть.

Если звонящий обратится по поводу своих данных напрямую к нам, мы без неоправданной задержки передадим запрос клиенту и не будем отвечать на него от имени клиента без его указания — разве что подскажем звонящему, куда обратиться.

Клиент может просматривать, выгружать и удалять отдельные звонки (вместе с записями и расшифровками) в личном кабинете. Если для ответа на запрос этого недостаточно, мы поможем по запросу.

По запросу мы отвечаем на разумные вопросы и анкеты клиента о том, как обрабатываем его данные, и предоставляем документы, нужные, чтобы показать соблюдение требований. Проверка на месте возможна по предварительной договорённости, с разумным уведомлением, не чаще раза в год и за счёт клиента, если только она не вызвана нарушением с нашей стороны.

Аудиозаписи звонков удаляются автоматически через 90 дней после звонка. Расшифровки, заявки и записи на приём хранятся, пока существует рабочее пространство, если клиент не удалит их раньше.

После закрытия рабочего пространства клиент в течение 30 дней может запросить выгрузку своих данных. После этого мы удаляем данные клиента, кроме того, что обязаны хранить по закону. Резервные копии перезаписываются в обычном порядке — в течение 30 дней.

Ответственность сторон по этому соглашению определяется Условиями использования. Если это соглашение и условия расходятся в вопросах защиты данных звонящих, действует это соглашение.

Мы можем обновлять соглашение при изменении закона или сервиса; о существенных изменениях сообщаем так, как описано в условиях использования. Соглашение регулируется законодательством Грузии.